浅谈微信在行政机关内部管理中的应用

刘志龙 郭艳萍

来源:大发三分彩2019年09月19日16:07

根据腾讯公司2019年一季度业绩报告数据显示,微信及WeChat合并月活跃账户数达到11.12 亿。同期中国移动互联网月活跃用户规模为11.38亿。这意味着超过97.7%的中国智能手机都安装了微信,微信已成为国内最大的移动流量平台之一。而近几年的政府工作报告中多次提到“互联网+政务服务”新理念,倡导行政机关加强现代化信息应用,提高行政管理效能。行政机关作为政府组成部门正在顺应时代浪潮,将许多内部事务逐步移植到微信上开展。那么,微信在行政机关日常工作中到底扮演着什么样的角色?应该如何进一步规范其应用,就成为现代化行政管理中需要研究的一个课题。

一、微信在现行工作中的积极应用

随着信息化建设日趋成熟,微信作为上传下达、联合调度的共享平台已成为行政机关内部管理高效运行的一种有力工具,它极大地降低了行政成本、提高了行政效率。其积极作用主要表现在以下几方面:

日常工作的及时上传下达。行政部门大量的日常工作是进行事务性的上传下达,通过建立内部政务微信群进行工作通知和部署,相当于开通了便利直通车,有利于减少重复劳动,提升行政效率。

事务处理的沟通协调。行政日常事务处理的沟通点多、面广、针对性强,要求沟通工具必须方便、快捷、费用低廉,实际工作中政府工作人员会首选电话和微信,而网络信号覆盖较好或电话沟通不便时,微信的使用频率更高。

业务学习的方便快捷。行政机关工作人员可以通过关注专业公众号及时学习最新的政策和法律法规,群成员之间也可以相互链接分享网络学习资源,便于互通有无。

信息资料的共享应用。由于微信手机即可操作,简单便捷受办公条件限制较小,且信息传播速度快,因此也成为行政机关信息资料共享的一种便捷方式。

行政服务的阳光便捷。行政机关可以通过建立微信公众号在非涉密情况下实现办公指南、政策推送、公开公示等功能,还可以及时召开简短的视频会议,以及实现在线咨询、投诉举报受理等。不仅提升行政效率,同时改善一般行政工作人员的办公体验。

人文关怀的及时体现。微信沟通及时、互动性强,群成员之间在节假日、重要人生节点相互发送祝福,便于及时表达问候和关心,有利于人际润滑、构建和谐融洽的机关氛围。

二、微信应用的潜在风险

政务处理的有效性无法律支撑。按照相关管理规定,微信不像直接送达、信函邮寄、发布公告、内网传输等是文书传达的法定手段,也不像电话、传真等是公务通知的法定途径,作为“即时通讯服务工具”也不是信息发布的法定渠道,其在行政工作中与其他办公形式是否具有同等效力尚需有关法规制度进行明确。

涉密信息无法有效监控过滤。利用微信进行办公,虽然提高了信息的传递速度和时效性,但也带来了时代背景下特定的信息安全风险。在未经专门的培训教育情况下,内部微信群使用人员保密意识和网络安全意识普遍较差,容易造成涉密信息的无意识泄露。同时开放的应用环境和日益猖獗的手机木马病毒,使得微信群也极易受到黑客攻击,如何有效保障网络安全,防止泄密事件发生,也亟待解决。

管理随意性无限放大。由于行政机关具有一定的内部封闭性,实际使用中容易出现微信群建立得随意和无规范,同一个工作人员可能因为承担不同的工作被拉入十多个工作群,加之群内各种无用信息的分享,造成资源和时间的严重浪费,降低了上传下达的准确性。另一问题是缺乏管理规范,在非工作时间发布非紧急、非必要的工作信息通知,通知时点随意,缺乏对群成员个人时间的尊重。同时实际工作中很多重要事项通过发布群公告即视为送达,在海量信息轰炸下,群成员没有及时关注就有可能造成工作延误,也容易因通知不到位引发扯皮现象。

个人信息与公务信息同平台运转带来风险。由于微信使用无明显的公私界限,同平台运转容易出现个人信息和工作信息的交叉。容易在传播个人信息时同步传递公务信息(比如朋友圈截图时往往无法全部屏蔽公务信息推送内容);同时个人信息也容易泄露(如通过群聊可查看非熟识群成员的部分个人信息);还容易在操作中出现误点误传,出现归属于个人群和工作群的信息发送错误。

三、强化微信在行政管理中应用的几点建议

一是强化制度建设。通过出台行政机关内部微信群使用规范,约束工作群设立的权限,如哪些人有建群的权限、每个部门可以建几个工作群、不同的群各自承担的用途等;同时约束群的使用纪律,比如非特定情况、非工作时间、节假日不发布工作通知等。

二是强化风险意识。加强微信使用保密性培训教育,同时约束群内容的发布规则,比如哪些人可以发布、如何认定发布有效。约束群通知内容的应用范围,比如涉密会议通知和文件内容不能发布,具体经济数据、财务数据、科研实验数据等不能传播发送,人员活动影像资料不能随意发布传播、负能量信息不能传播发送等。

三是强化档案管理。由于微信信息更迭速度较快,为实现重要工作留痕,工作群应当指定专人定期对群重要内容截屏存档,通知类事项应同步建立群通知登记台账,专项工作协作要进行专项截屏登记并随实体工作存档。

仔细思考我们不难发现,微信的积极应用正是基于其本身的优点,如:用户广泛,信息传播及时迅速,使用成本低、简单便捷,互动性强方便即时沟通等。而其引发的潜在风险也与其自身的缺点直接相关,如:信息更迭速度快,海量信息中有用信息容易被淹没,应用环境开放保密性不强,公私界限不明显等。正如古语有云“君子生非异也,善假于物也”。行政机关对微信的应用也应当秉持着扬长避短的理念,充分发挥优点,同时对其缺点有后续性跟进管理措施,以此实现微信效用最大化,更好地服务于行政管理工作。

(作者单位:国家税务总局忻州市税务局第一稽查局)

(责编:张莉)